Sessió informativa sobre el tractament dels documents electrònics al Garraf

Dimecres es va celebrar al Consell Comarcal del Garraf una sessió informativa sobre l’organització i el tractament dels documents electrònics. A la sessió, adreçada als municipis del Garraf i de les comarques del Baix Penedès, Alt Penedès i Baix Llobregat, va participar una quarantena de persones, representants de 22 organismes.

El Consorci Administració Oberta de Catalunya va presentar els serveis DESA’l i iARXIU que permeten, respectivament, la gestió i la preservació dels documents electrònics dels organismes públics. DESA'L és un servei de repositori digital que permet la gestió de documents electrònics durant el període de tramitació, mentre romanen oberts i fins el seu tancament, moment en què han de ser transferits a l'arxiu digital definitiu.

L'iARXIU és un servei de preservació i arxiu electrònic que garanteix que els expedients i documents que genera o rep una organització en l'exercici de les seves funcions es mantinguin íntegres, fiables, autèntics i accessibles al llarg del seu cicle de vida.

Durant la sessió informativa, representants del Consell Comarcal del Garraf van explicar com s’està portant a terme el conveni entre aquest ens i l’Ajuntament de Cubelles a nivell d’una transició ordenada cap el document administratiu electrònic. Des de l’any 2013, l’ens comarcal dóna suport i assessorament tècnic a aquest municipi en el desplegament de l’administració electrònica.

En aquest sentit, representants de l’Ajuntament de Cubelles van exposar el procés de gestió documental electrònica que l’organisme porta terme amb el servei DESA’L. Aquest sistema ha permès que des del gener del 2015 l’ajuntament faci la gestió dels documents que formen l’expedient híbrid, tant en suport paper com en format electrònic.

Al torn de preguntes van intervenir representats de la majoria d’organismes, fet que ha permès generar un debat sobre l’estat de l’administració electrònica al món local i, en concret, sobre el tractament dels documents electrònics i les perspectives de millora de la seva gestió.

Des de l’Oficina Comarcal de Suport a l’Administració Electrònica (OCSAE) del Consell Comarcal del Garraf es treballa per apropar les noves tecnologies a la ciutadania i per donar suport als ajuntaments de la comarca en el procés de implantació de diverses eines de l'administració electrònica. Des d'aquest àmbit també es gestionen sistemes telemàtics que faciliten la realització de tràmits electrònics per part de la ciutadania i de les empreses proveïdores de serveis.